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检验检测机构内审时的现场评审技巧

分类:推荐阅读 发布时间:2021-08-09 浏览量:2049

内审即内部审核,也可称为第一方审核。检验检测机构的内审,是由检验检测机构自己进行的审核活动,即自己对自己的审核,是机构进行自我诊断、自我完善和自我约束的活动。


检验检测机构组织内审时,现场审核是收集客观证据的必要阶段。想顺利完成审核任务,又让受审核方口服心服,不光要求审核员有过硬的专业知识,还有很多审核、沟通、判断方面的技巧。下面就给大家具体讲讲现场评审怎么进行,有哪些技巧:


1)现场审核的原则

①坚持以“客观证据”为依据的原则

这是最为基本、主要的原则。没有客观证据而获取的任何信息都不能作为不合格项判断的依据;客观证据不足或未经验证也不能作为判断不合格项的证据。


②坚持独立、公正的原则

审核判断时应坚决排除其他干扰因素,包括来自受审核方的、审核员感情上的等等影响判断独立、公正的因素,自始至终维护、保持审核判断的独立性和公正性,不能因情面或畏惧而私自消化不合格项。


③坚持“三要三不要”原则

即:要讲客观证据,不要凭感情、凭感觉、凭印象用事;要追溯到实际做得怎样,不要停留在文件、回答上面;要按审核计划如期进行,不要“不查出问题非好汉”。当按抽样方案审核后无不合格项时,就应采取“无罪推定”的原则,转到下一个审核项目上去。


2)客观证据的收集

收集到的客观证据形式有

①存在的客观事实;

②被访问人员关于本职范围内工作的陈述;

③现有的文件、记录等。


3)现场审核记录

在提问、验证、观察中,审核员应做好记录,记下审核中听到、看到的有用的真实信息,这些记录是审核员提出报告的真凭实据。


4)审核发现

对所收集到的客观证据应进行整理、分析、筛选,在此基础上得出审核证据与审核发现。


当发现不合格项时,应与受审核方的代表就不合格项进行确认,双方应力求解决有关事实存在的意见分歧,未能达成一致的意见应予以记录。


5)现场审核策略及应用

①问题溯源审核策略及选用

问题溯源审核策略是针对某个问题进行原因追查的审核方法。在审核时发现各种各样问题,为使判断正确、深刻,应分析、追溯产生问题的本质原因。在审核数据分析、顾客投诉、设计和开发更改的控制、不合格品、纠正和预防措施等时可采用该策略。运用该策略时,关键是要透过现象看本质,保持预防、改进的锐利目光。


②概括切入审核策略及选用

概括切入审核策略是从了解审核项目基本情况、事实、数据入手,有目的、有重点地步步缩小范围、深入具体的审核方法。


③顺藤摸瓜审核策略及选用

顺藤摸瓜审核策略是以问题线索为主导深入追查或核实的审核方法。审核员应具有职业敏感性,在审核中善于发现、捕捉问题线索。有时问题线索会超出检查表范围,但若是与标准有关的重大问题线索,不妨变更计划,紧追不舍。在审核不合格品控制、顾客投诉、退货、顾客满意等时往往需要运用该策略。


6)现场审核的基本技巧

审核过程实际上是一个沟通过程,而且是一个正式的双向沟通过程。掌握沟通技巧,是对审核员的基本要求。充分、流畅的沟通是审核成功的关键之一。


①面谈技巧

一次成功的面谈,有利于建立融洽关系,消除心理障碍;有助于争取受审核方人员的合作,有助于查明情况,获取需要的客观证据。


在面谈时审核员应掌握的技巧有

a.合适的提问;

b.要少说,要多听;

c.保持融洽的关系;

d.选择适当的面谈对象。


②提问技巧

提问是审核中运用最多、最基本的方法。采用正确的提问方式提问,这是审核员基本的沟通技巧。


提问按回答结果分成三类:

a.开放式提问。以能得到较广泛的回答为目的的提问方式。“怎么样?”“什么?”这样的问式为开放式提问;

b.封闭式提问。可以用“是”、“不是”或一两个字就能回答的提问方式。审核员除必要时应尽量少用封闭式提问。封闭式提问往往会使面谈对象情绪紧张,有些问题也很难回答,实际中的许多情况是不能用“是”或“不是”来定论的;

c.思考式提问。可围绕问题展开讨论以便获得更多的信息的提问方式。问式常有:“为什么?请告诉我……”


总之提问方式有许多种,不管哪种方式,重要的是审核员的提问必须观点和目的明确,时机适当;必须表述准确、清楚、层次分明,依次递进,一个老练的审核员的提问方式常常在表面看来是随机的,但他总是能在当时场景中找到最适当的提问方式,并得到理想的答案。


7)不合格项的判断技巧

现场审核时,审核员要经常及时地对所收集到的客观证据和形成的审核发现进行符合性判断。如何正确判断,除深刻理解标准要求外,还需掌握一些技巧。

①能细则细,不能细则粗;对上的则细,对不上的则粗原则。

②最贴近原则

在标准中找不到完全能“对号入座”条款时就判最为接近的条款。

③最有效原则

当存在多种判断时按最有利改进或改进最易见效的条款处判。

④最关键原则

当同时存在多个问题时,应寻找关键词或关键客观证据或关键问题进行判断。

⑤最密切联系原则

有些问题应透过现象看本质,应从与问题的产生有最紧密关系的原因处判。

⑥合并同类项原则

相同的轻微不合格项可采取合并同类项的方法,如文件控制中一些标识等。

⑦具体分析审核对象,切忌望文生义。


8)现场审核的控制


①忠于审核目的

质量审核从策划开始到提交审核报告结束,自始至终应忠于审核目的,特别在现场审核时,会有各种干扰,稍不注意就会使审核偏离原定轨道。审核组长在组织审核过程中,应随时掌握动态,把握方向,认准目标,发现偏离及时协调、调整。


②审核进度的控制

审核工作应按照预定的时间完成,如果出现了不能按预定计划时间完成的情况,审核组长应及时作出调整,通过调整力量或适当减少审核内容等办法使审核工作按预定的计划进行下去。对需追踪的重要线索可由组长决定延长审核时间直至得到可信的检查结果。


③审核范围的控制

从内部审核的目的出发,审核中常有扩大审核范围的情况出现,当要改变审核范围时应征得审核组长的同意,必要时审核员有权扩大抽样范围和抽样数量。


9)不合格报告

不合格项的含义:

审核所述的不合格项是指“未满足规定的要求”。

这里的规定要求主要有:

①标准要求。

②文件规定(包括质量手册、程序文件、质量记录和质量计划或技术性文件和管理性文件)。

③合同规定(与顾客签订的销售合同,与供方签订的采购合同等)。

④社会要求(包括法律、法规、法令、条例、规章规则以及环境保护、健康安全、能源和自然资源的保护等应承担的义务)。

⑤其他规定,如最高管理者的要求,常识性要求(不一定形成文件)。

⑥顾客投诉。


不合格项的判定标准明示的要求和顾客的投诉为依据,对隐含要求的不合格项可以观察形式表述或在审核报告中适当描述。


确定不合格项原则:

以客观证据为依据的原则

凡依据不足的不能判为不合格项。对那些受审核方有意见分歧的不合格项,可通过协商或重新审核来决定。


10)不合格项的分级与评定

内部质量管理体系内部审核可按严重性分成严重不合格、一般不合格、轻微不合格、观察项四级:

①严重不合格项

严重不合格通常是指系统性失效或缺陷。主要判断标准有:

a.质量管理体系与约定的质量管理体系标准或文件的要求严重不符。如关键的控制程序没有得到贯彻,缺少标准规定的要求等。

b.造成系统性失效的不合格(可能需要由多个一般不合格去说明)。如在用测量监控设备大部分未按周期进行校准(检定),不合格品的处置大部分未按规定要求进行评审和记录等。

c.造成区域性失效的不合格(可能需要由多个一般不合格去说明)。如某组织质量管理体系未覆盖到应实施的某组织单元或该组织单元根本未按标准要求组织实施,质量管理体系覆盖的所有的产品中有某个产品未按标准进行质量控制等。

d.可造成严重后果的不合格项。如压力容器的焊接达不到规定要求,家用电器没有进行绝缘、耐压试验,按错误的图纸进行加工等,这些都直接危及到产品、人身安全,或会给组织带来重大经济损失,严重损害组织声誉。

e.违反法律、法规的不合格项。


②一般不合格项

一般不合格项判断标准:

a.不是偶然的,明显不符合文件要求的不合格项。如有部分采购合同未进行评审,检验员职责不明确。

b.直接影响产品质量的不合格项。如几台检测设备超过校准周期,未按规定进行首检自检。

c.造成质量活动失效的不合格项。如质量控制点没有针对关键质量特性或工序支配因素进行控制等。


③轻微不合格项

轻微不合格项是指孤立的、偶发性的、并对产品质量无直接影响的问题。如卷宗里有一张图或一份文件的版次不是最新的,某一份文件没有标明日期,用词不准确,签字不符合要求等。


④观察项

对不合格项进行分级,在有些情况下会成为一件困难的事情,因为其界线很难准确划定。这种区分往往取决于审核组长和审核员的经验和技巧。有时候会出现一种类似不合格项的报告称为“观察项”。


出现“观察项”的情况主要有:

a.证据稍不足,但存在问题,需提醒的事项。

b.已发现问题,但尚不能构成不合格,如发展下去就有可能构成为不合格的事项。

c.其他需提醒注意的事项。


观察项报告不属于不合格报告,也不列入最后的审核报告中去。“观察项”的设置无疑为审核方和受审核方各准备了一个台阶,对于缓解审核气氛会带来好处。使用得法,对内审有积极意义。


11)不合格项报告的内容

不合格项报告的内容,可包括:受审核方名称,审核员,陪同人员,日期,不合格现象的描述(应指出不合格、缺陷的客观事实),不合格现象结论(违反标准、文件的条文),不合格项性质(按严重程度),受审核方的确认,纠正措施及完成时间,采取纠正措施后的验证记录等。不合格项报告三要素是:不合格现象的描述,不合格现象结论和不合格项性质,这是任一不合格项报告不可缺少的。


不合格现象的描述应严格引用客观证据,并可追溯。例如观察到的事实、地点、当事人、涉及到的文件号、产品批号,有关文件内容,有关人员的陈述等。描述应尽量简单明了,事实确凿,直笔表述,不加修饰。


不合格现象的结论主要是指所描述的现象违反了约定文件(质量管理体系标准、质量管理体系文件、合同等)的哪条规定。


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